仕事をしていると、毎日のようにメールが届く。
業務連絡、勤怠関係のお知らせ、システムからの自動通知、会社からの案内。メールを開けば、いろいろな件名が並んでいる。
その中に重要なメールが混ざっていても、「あとで確認しよう」と思って、そのまま忘れてしまうことがある。
私も以前、契約満了に関する大切なメールを見落としてしまった。
仕事を続けるうえで、契約期間はかなり重要な情報だ。それなのに、メールが届いていたことに気づくのが遅れてしまった。
この経験から、「もっと注意してメールを見よう」と思うだけでは不十分だと感じた。
必要なのは気合ではなく、メールを確認する習慣そのものを変えることだった。
今回は、契約満了メールを見落とした経験から、私がメール確認について考え直したことを書いてみたい。
メールは届いていても「確認した」とは限らない
契約満了のメールを見落として気づいたのは、非常に当たり前のことだった。
メールが届いていることと、自分が内容を確認していることは別である。
メールシステムが正常に動いていれば、相手から送られたメールは受信箱に入る。
しかし、そこから先は自分の行動になる。
受信箱を開く。
件名を見る。
本文を読む。
内容を理解する。
必要なら返信する。
さらに、その内容に応じて行動する。
ここまでやって初めて、大切なメールを確認したと言えるのかもしれない。
以前の私は、メールを開くことはあっても、受信箱全体をきちんと確認する習慣が十分ではなかった。
大量のメールがあると、「これは自動通知だろう」「これは急ぎではなさそうだ」と無意識に判断してしまう。
その結果、本当に重要なメールまで流してしまう可能性がある。
「重要なら電話が来る」と考えないことにした
仕事の連絡について、以前はどこかで、
「本当に重要なら電話が来るだろう」
と思っていたところがあった。
しかし、これは危険な考え方だと思うようになった。
会社や担当者によって連絡方法は違う。
電話を使うところもあれば、メールを正式な連絡手段としているところもある。
特に契約期間、更新、面談、勤怠、提出物などは、記録が残るメールで連絡されることもある。
つまり、
電話が来ない＝重要ではない
とは限らない。
メールで送った時点で、相手側では「連絡済み」になっている可能性もある。
自分が読んでいなかったとしても、メール自体は届いている。
今回の経験から、重要な仕事の連絡については「相手からもう一度連絡してくれるだろう」と期待するのではなく、自分から確認する仕組みを作ることにした。
朝に一度、メールを見るようにした
まず意識したのが、仕事を始める前にメールを見ることだ。
パソコンを開いたら、仕事に取りかかる前に受信箱を確認する。
数分でいい。
前日の夕方から朝までに届いたメールの件名をざっと見る。
ここで特に注意するようになった言葉がある。
「契約」
「更新」
「満了」
「面談」
「勤怠」
「提出」
「重要」
こうした言葉が件名に入っていたら、とりあえず本文を開く。
自分には関係なさそうだと件名だけで判断しない。
数分の確認であれば、それほど大きな負担にはならない。
むしろ、重要なメールを数日後に発見して慌てるより、毎朝数分確認するほうがずっと楽だと思う。
仕事が終わる前にも確認する
朝だけではなく、仕事が終わる前にも受信箱を見るように意識している。
理由は単純で、重要なメールが朝に届くとは限らないからだ。
午後に契約関係の連絡が来ることもある。
そのメールを翌朝まで確認しなくても大きな問題にならない場合もあるが、当日中に返信したほうがいい内容もある。
そこで、
朝に確認する。
夕方にも確認する。
この2回を基本にすると、重要メールを長時間放置する可能性をかなり減らせる。
メールが来るたびに仕事を止める必要はない。
常に受信箱を監視していると、逆に目の前の仕事へ集中できなくなる。
だから私は「常時確認」ではなく「確認する時間を決める」という考え方のほうが合っていると思った。
未読メールをためすぎない
もう一つ気をつけたいのが、未読メールの数だ。
未読が5件程度なら、一つずつ確認しようという気になる。
ところが未読が50件、100件と増えてくると、数字を見るだけで面倒になる。
そして、
「時間があるときにまとめて見よう」
となってしまう。
その「あとで」が危ない。
重要なメールが50件の中に埋もれてしまうからだ。
もちろん、自動通知などすべてを丁寧に読む必要はない。
ただし、
必要なメールなのか。
不要なメールなのか。
あとで対応するメールなのか。
これだけでも一度判断しておく。
未読のまま放置して判断を先送りしないことが重要だと感じている。
読んだだけで安心しない
メール確認でもう一つ失敗しやすいのが、
「読んだから大丈夫」
と思ってしまうことだ。
たとえば、
「○日までに回答してください」
というメールを読んだとする。
その場では、
「あとで返信しよう」
と思う。
ところが別の仕事を始めると、そのメールの存在自体を忘れてしまう。
これはメールを見落とすのとは少し違うが、結果としては同じような問題になる。
そこで私は、重要なメールを見たら、
読む → 判断する → 行動する
までを一つの流れとして考えるようにした。
すぐ返信できるなら返信する。
確認が必要ならメモする。
期限があるなら予定として残す。
「読んだ」という状態と「対応した」という状態を分けて考えるだけでも、かなり違う。
契約満了の連絡は次の仕事にも影響する
契約満了のメールを見落とすことが怖いのは、現在の仕事だけの問題ではない。
契約が終わる時期が分かれば、次の行動を早く始められる。
求人を見る。
派遣会社や担当者に相談する。
職務経歴書を更新する。
自分の経験を整理する。
不足しているスキルを勉強する。
次の仕事を探す準備には、意外とやることが多い。
契約終了を1か月前に知るのと、直前になって気づくのでは、使える時間が大きく違う。
だから契約関連のメールは単なる「会社からのお知らせ」ではない。
これからの働き方を考えるための重要な情報でもある。
50代になっても小さな失敗はする
50代になれば、仕事でも生活でも、それなりに経験は増えている。
それでも失敗する。
メールを見落とす。
予定を勘違いする。
忘れ物をする。
時間を間違える。
若い頃なら「経験不足だった」と考えられるかもしれない。
しかし年齢を重ねても、こうした小さな失敗が完全になくなるわけではない。
だから最近は、
失敗しない人になろうとするより、失敗しても繰り返さない仕組みを作るほうが現実的
だと考えるようになった。
今回の契約満了メールの見落としもそうだった。
「次から注意しよう」だけでは、数か月後には忘れている可能性がある。
だからメールを見る時間そのものを習慣にする。
朝に見る。
夕方に見る。
重要な件名はすぐ開く。
期限があれば残す。
単純だが、こういう小さな仕組みのほうが役に立つ。
失敗をブログに残すことにも意味がある
今回の出来事を記事にしている理由も、ここにある。
成功した話だけを書くのではなく、
「こんな失敗をした」
「なぜ起きたのか考えた」
「次からこうすることにした」
という記録を残す。
ブログに書くためには、一度出来事を整理しなければならない。
何が問題だったのか。
自分は何を勘違いしていたのか。
次回は何を変えるのか。
文章にすると、自分の中でも整理される。
そして同じように、大事な仕事メールを見落として焦っている人が検索してこの記事を見つければ、小さな参考になるかもしれない。
それだけでも、失敗を記事にする意味はあると思う。
まとめ｜「気をつける」から「習慣にする」へ
契約満了メールを見落としてしまった経験から、私はメールの確認方法を見直した。
特別な方法ではない。
朝に受信箱を見る。
仕事が終わる前にも見る。
「契約」「更新」「満了」「面談」「勤怠」などの件名を見逃さない。
未読をためすぎない。
重要なメールは読んだだけで終わらせず、その場で次の行動を決める。
やっていることは、それだけだ。
しかし以前との一番大きな違いは、
「気をつけよう」ではなく「確認する習慣を作ろう」と考えるようになったことだ。
人間なので、忘れることはある。
忙しい日もある。
集中力が落ちている日もある。
だから注意力だけに頼らない。
メールを確認する時間を決めて、毎日の仕事の一部にしてしまう。
契約満了メールを見落としたこと自体は失敗だった。
それでも、その一度の失敗から仕事の習慣を一つ改善できたのなら、完全に無駄な経験ではなかったと思っている。
これからも小さな失敗はあるだろう。
そのたびに一つずつ仕組みを変えていく。
50代の仕事では、そんな地味な改善の積み重ねも大切なのかもしれない。
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